WHISTLEBLOWING

La normativa in materia i Whistleblowing è volta a proteggere quei soggetti che segnalano violazioni di disposizioni legislative nazionali o comunitarie di cui sono venuti a conoscenza e riconducibili ad una determinata società. A questo scopo, il d.lgs. 24/2023 pone a carico dei datori di lavoro determinati obblighi per garantire l’efficacia della protezione accordata ai lavoratori e ai soggetti terzi.

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Cosa si può segnalare?

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società e che consistono in:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Quali sono i canali di segnalazione?

Genenta ha predisposto diversi canali di segnalazione ai quali accedere seguendole regole che riportiamo qui sotto.

  • interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
  • esterno (ANAC);
  • divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
  • denuncia all’Autorità giudiziaria

Come scegliere il canale di segnalazione?

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

1 – I segnalanti possono utilizzare il canale esterno segnalando quindi ad ANAC quando:

  • non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

2 – I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Qual è il canale interno predisposto da Genenta?

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Le modalità di segnalazione interna devono garantire (anche attraverso strumenti di crittografia) la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, della persona comunque eventualmente menzionata, e del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Dal punto di vista delle segnalazioni, si precisa che è garantita libertà di forma, potendo essere sia scritte (anche con strumenti informatici) che orali, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, o ancora con un incontro diretto qualora il segnalante dovesse farne richiesta.

Come viene gestita la segnalazione?

Genenta, anche per il tramite del proprio canale informatizzato:

darà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui si ritiene che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;

  • mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
  • dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
  • svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
  • dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
  • comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

Per il personale è prevista una policy?

Certamente, tutto il personale di Genenta è già stato da tempo correttamente informato sulle procedure disponibili e sui modi per attivarle.

Come viene protetta la riservatezza del segnalante?

  • Il segnalante può decidere di non rimanere anonimo. In questo caso, l’identità del segnalante, non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
  • La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
  • La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
  • La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Cosa si intende per ritorsione?

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Alcuni esempi di comportamenti ritorsivi?

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione;
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  • le note di merito negative o le referenze negative;
  • l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;

A chi si estende la protezione?

La protezione si applica anche:

  • al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
  • alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Come trattiamo i dati?

Genenta tratta i dati del segnalante in conformità con quanto previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Per ogni ulteriore informazione si rinvia a all’informativa rinvenibile al seguente LINK

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Whistle-blowing regulations are designed to protect those individuals who report violations of national or EU law provisions law of which they have become aware of and which are attributable to a particular company. To this end, Italian Legislative Decree 24/2023 imposes certain obligations on employers to ensure the effectiveness of the protection afforded to workers and third parties.

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What can be reported?

Conduct, acts or omissions detrimental to the public interest or to the integrity of the company, consisting of:

  • administrative, accounting, civil or criminal offences;
  • unlawful conduct relevant under Italian Legislative Decree 231/2001, or violations of the organisation and management models provided for therein;
  • offences falling within the scope of European Union or national acts relating to the following areas: contracts for public works; financial services, products and markets and the prevention of money laundering and terrorist financing; product safety and conformity; transport safety; environmental protection; radiation protection and nuclear safety; food and feed safety and animal health and welfare; public health; consumer protection; protection of privacy and protection of personal data and security of networks and information systems;
  • acts or omissions affecting the financial interests of the Union;
  • acts or omissions relating to the internal market;
  • acts or conduct that defeat the subject matter or purpose of the provisions of Union acts.

What are the reporting channels?

Genenta has set up several reporting channels that can be accessed according to the rules below.

  • internal (within the work context);
  • external (ANAC);
  • public disclosure (through the press, electronic media or media capable of reaching a large number of people);
  • reporting to the Court

How to choose the reporting channel?

Whistle-blowers are encouraged to use the internal channel as a priority and may only make an external report or public disclosure under certain conditions.

1 – Whistle-blowers can use the external channel by reporting to ANAC if:

  • the work context does not provide for the mandatory activation of the internal reporting channel, or even if mandatory, if this channel is not active or, even if activated, does not comply with the legal requirements;
  • the whistle-blower has already made an internal report and the report has not been followed up;
  • the whistle-blower has reasonable grounds to believe that an internal report would not be effectively followed up or that the report could lead to a risk of retaliation;
  • the whistle-blower has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest.

2 – Whistle-blowers can make a direct public disclosure if:

  • the whistle-blower has previously made an internal report and an external report, or has made a direct external report and has not received a response within the prescribed time limits regarding the actions planned or taken to follow up on the reports;
  • the whistle-blower has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest;
  • the whistle-blower has reasonable grounds to believe that the external report may involve a risk of retaliation or may not be effectively followed up due to the specific circumstances of the case, such as where evidence may be concealed or destroyed, or where there is a well-founded fear that the person who received the report may be colluding with or involved in the violations.

What is the internal channel set up by Genenta?

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Internal reporting procedures must ensure (including through the use of encryption tools) the confidentiality of the identity of the whistle-blower, the person involved, any person referred to, and the contents of the report and related documentation.
With regard to reports, it should be noted that freedom of form is guaranteed, since reports can be made either in writing (including by computer) or orally, via telephone lines or voice messaging systems, or even in a face-to-face meeting if the whistle-blower so wishes.

How is the reporting handled?

Genenta, including through its electronic channel:

will notify the whistle-blower of the receipt of the report, unless the whistle-blower specifically requests otherwise or it is considered that notification would undermine the protection of the confidentiality of the whistle-blower’s identity;

  • liaise with the whistle-blower and ask for additional information, if necessary;
  • diligently follow up on reports received;
  • carry out the necessary preliminary investigations to follow up the report, including hearings and obtaining documents;
  • provide feedback to the whistle-blower within 3 months or, if there are valid and substantiated reasons, within 6 months from the date of acknowledgement of receipt of the external report or, in the absence of such acknowledgement, within 7 days from the date of receipt;
  • inform the whistle-blower of the final outcome of the report.

Is there a policy for personnel?

Of course, all Genenta personnel have long been aware of the procedures available and how to activate them.

How is the confidentiality of the whistle-blower protected?

  • The whistle-blower may choose not to remain anonymous. In this case, the identity of the whistle-blower must not be disclosed to anyone other than those responsible for receiving or following up the report;
  • The protection covers not only the name of the whistle-blower, but also all elements of the report from which the identification of the whistle-blower can be inferred, even indirectly;
  • The report is excluded from the right of access to administrative acts and the general right of access of citizens;
  • The protection of confidentiality extends to the identity of the persons involved and of the persons mentioned in the report, until the conclusion of the procedure initiated on the basis of the report, with the same guarantees provided for the benefit of the whistle-blower.

What is retaliation?

Any conduct, act or omission, even if only attempted or threatened, committed as a result of whistle-blowing, complaining to the court or accounting authorities or making a public disclosure that causes or is likely to cause, directly or indirectly, unjustified harm to the whistle-blower or complainant.

Any examples of retaliation?

  • dismissal, suspension or equivalent;
  • downgrading or non-promotion;
  • change of duties, change of workplace, pay cut, change of working hours;
  • suspension or restriction of access to training;
  • negative merit notes or negative references;
  • the imposition of disciplinary measures or other sanctions, including fines;
  • coercion, intimidation, harassment or ostracism;

Who is covered by the protection?

The protection also applies:

  • to the facilitator (a natural person who assists the whistle-blower in the reporting process and operates within the same work context);
  • to persons in the same employment context as the whistle-blower, the person who has made a complaint or the person who has made a public disclosure and who are related to them by a stable emotional or kinship relationship up to the fourth degree;
  • to co-workers of the whistle-blower or the person who has made a complaint or the person who has made a public disclosure, who work in the same work environment and have a regular and ongoing relationship with that person;
  • to companies owned by the whistle-blower or for which the same persons work, and to companies operating in the same working environment as those persons.

How do we process data?

Genenta processes the whistle-blower’s data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). For further information, please refer to the notice available at the following LINK

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